Wir haben uns angesehen, woran es bei Vereinen, Praxen und Hochschulsport wirklich hängt. Es sind selten die großen Dinge. Es ist die Liste, die abends abgetippt wird, die Verordnung, die niemand findet, und der Anruf, den sich beide Seiten hätten sparen können. Genau dort setzen wir an.
Wir melden uns persönlich Server in Deutschland App inklusive
Kommt dir das bekannt vor
Keiner davon ist erfunden. Sie stammen aus Hallen, Praxen und Geschäftsstellen, in denen wir selbst gestanden haben.
„Die Anwesenheitsliste liegt Montag noch im Auto.“
Am Monatsende fehlen Einheiten, und niemand weiß mehr sicher, wer da war.
Die Teilnehmenden bestätigen vor Ort, mit Karte am Terminal oder mit dem Finger auf dem Tablet. Die Liste entsteht dort, wo der Kurs stattfindet, und nicht drei Tage später am Küchentisch.
„Der Kostenträger hat abgesetzt, und wir wissen nicht warum.“
Jemand sucht drei Abende lang Papier zusammen, um eine einzige Zahl zu belegen.
Jede Einheit hängt an ihrer Verordnung, mit Datum, Übungsleitung und der Unterschrift, die damals geleistet wurde. Der Nachweis wird nicht gesucht, er wird gedruckt.
„Wir merken erst beim Abrechnen, dass die Verordnung abgelaufen war.“
Die Einheiten sind erbracht, die Teilnehmerin war da, und bezahlt wird trotzdem nichts.
Frist, Restmenge und Wochenfrequenz laufen an der Verordnung mit und melden sich, solange man noch etwas ändern kann. Nicht hinterher.
„Eine Teilnehmerin ruft an, weil sie nicht weiß, ob sie einen Platz hat.“
Zwei Anrufe, eine Mail, und am Ende steht sie trotzdem unsicher in der Halle.
Sie sieht ihren Platz, ihre Termine, ihre Einheiten und ihre Rechnungen selbst, in der App und im Browser. Der Anruf entfällt, weil die Frage vorher beantwortet ist.
„Der Beitrag ist wieder nicht eingezogen worden.“
Jemand führt eine zweite Liste neben der Software, und ab da stimmt keine von beiden.
Einzug, Rückläufer und Mahnung sind ein Vorgang und nicht drei Werkzeuge. Eine Stornierung erzeugt einen Gegenbeleg, keine gelöschte Zeile.
„Unsere Software kann das angeblich, aber niemand findet es.“
Am Ende macht es doch wieder dieselbe eine Person, und die geht irgendwann.
Wir bauen entlang der Abläufe, nicht entlang der Menüpunkte. Was in eurem Alltag zusammengehört, steht auch auf einer Seite zusammen.
So läuft das dann
Nicht drei Module, die man zusammenstecken kann. Drei Abläufe, die vorne anfangen und hinten aufhören, ohne dass dazwischen jemand etwas abtippt.
Rehasport und Funktionstraining
Aus einem Abend am Küchentisch werden ein paar Minuten am Tresen.
Muster 56 kommt an
Die Teilnehmerin fotografiert es mit dem Handy, oder ihr zieht es am Tresen durch den Scanner.
Die Felder werden gelesen
Versichertennummer, Kasse, Diagnose und Verordnungsmenge stehen als Vorschlag da. Ihr prüft, statt zu tippen.
Die Regeln greifen sofort
Frist, Genehmigungsverzicht der Kasse und die passende Wochenfrequenz stehen fest, bevor jemand nachfragen muss.
Der Kurs wird zugeordnet
Ihr seht, welche Gruppen zur Frequenz und zum Wohnort passen, samt freien Plätzen.
Jede Teilnahme zählt mit
Wer bestätigt hat, bucht eine Einheit ab. Rest und Restlaufzeit stehen jederzeit an der Verordnung.
Am Ende steht der Nachweis
Das Nachweisblatt entsteht mit den Unterschriften, die schon da sind, und läuft in den Abrechnungslauf.
Vereine, Kursanbieter und Hochschulsport
Kein Anmeldetag mehr, an dem jemand danebensitzen muss.
Der Kurs steht auf eurer Seite
Unter eurer Domain, in euren Farben, mit Ort, Karte und freien Plätzen.
Jemand bucht
Auch ohne vorher ein Konto anzulegen. Wer eins hat, ist in zwei Klicks durch.
Bezahlt wird gleich
Karte, PayPal oder Lastschrift, je nachdem was ihr erlaubt. Die Bestätigung geht sofort raus.
Ist er voll, geht es weiter
Statt einer Absage steht die Warteliste bereit, mit ehrlicher Position.
Jemand sagt ab
Die Warteliste rückt selbst nach und schickt die Nachricht. Ohne dass jemand nachts eine Liste durchgeht.
Vor Ort ist alles klar
Karte auflegen oder unterschreiben. Die Übungsleitung sieht, wer da ist und wer nachgerückt wurde.
Geschäftsstelle und Vorstand
Der Abend gehört wieder euch.
Nichts muss zusammengesucht werden
Beiträge, Kursgebühren und erbrachte Einheiten sind längst gebucht, jede mit ihrem Beleg.
Der Einzug läuft
Eine Lastschriftdatei für alles, was fällig ist. Fristen und Mandate prüft das System vorher.
Rückläufer bleiben im System
Sie landen in einem Mahnlauf mit Stufen, nicht in einer Tabelle neben der Software.
Die Honorare stehen daneben
Wer wie viele Stunden geleistet hat, kommt aus denselben Kursen, die vorher stattgefunden haben.
Die Abrechnung ist vorbereitet
Der Abrechnungslauf bündelt die fertigen Verordnungen je Annahmestelle und Abrechnungsweg. Die elektronische Einreichung nach § 302 SGB V bauen wir noch.
Ihr seht, was offen ist
Und vor allem warum. Eine Übersicht statt fünf Nachfragen.
Von der anderen Seite
Die meisten Beschwerden entstehen nicht, weil jemand schlecht arbeitet, sondern weil eine Information nicht dort ankommt, wo sie gebraucht wird.
„Ich habe nie eine Bestätigung bekommen.“
Sie geht sofort nach der Buchung raus, mit Termin, Ort, Karte und einem Link zum Absagen.
„Ich weiß nicht, wie viele Einheiten ich noch habe.“
Steht im Konto und in der App, tagesaktuell, samt Datum der letzten Teilnahme.
„Ihr habt zweimal abgebucht.“
Jede Buchung hat einen Beleg, jede Erstattung einen Gegenbeleg. Beide sind für euch und für sie sichtbar.
„Auf eurer Seite finde ich gar nichts.“
Die Kurse liegen suchbar auf eurer eigenen Seite, mit Ort, Karte, Zeiten und freien Plätzen.
„Ich stand auf der Warteliste und habe nie wieder etwas gehört.“
Sie sieht ihre Position, und wenn ein Platz frei wird, meldet sich das System und nicht der Zufall.
„Muss ich schon wieder alles neu ausfüllen?“
Wer einmal da war, ist bekannt. Auch dann, wenn er beim nächsten Mal bei einem anderen Anbieter bucht.
Hochschulsport
Es gibt gute Buchungsportale für den Hochschulsport, und die Studierenden kennen sie. Nur endet die Arbeit eines Sportreferats nicht, wenn der Platz vergeben ist. Sie fängt dort an.
Für wen
Der Teil, an dem die meiste unbezahlte Arbeit hängt. Verordnung erfassen, Einheiten mitzählen, Nachweise erzeugen, abrechnen.
Mitglieder, Beiträge, Kurse und die eigene Webseite an einem Ort, statt in Excel, Vereinssoftware und Homepage-Baukasten nebeneinander.
Hunderte Kurse je Semester, Anmeldewellen in Minuten, Wartelisten und Auslastung, ohne dass jemand am Anmeldetag danebensitzt.
Wo das stattfindet
Alles hängt an derselben Datenlage. Wer am Terminal eincheckt, taucht in derselben Sekunde in der Abrechnung auf.
VARAMIApp
Die App für Teilnehmende. Termine, Einheiten, Rechnungen und die Karte für den Check-in.
VARATEAM
Für Übungsleitende. Kurs öffnen, Liste abhaken, unterschreiben lassen. Auch ohne Netz in der Halle.
VARASCAN
Verordnungen erfassen. Vom Handyfoto bis zum Dokumentenscanner am Tresen.
VARAONSITE
Das Terminal an der Hallentür. Karte auflegen, Name erscheint, Leistung ist belegt.
VARAMIim Browser
Die Verwaltung. Kurse, Mitglieder, Geld, Nachweise und die eigene Webseite.
Bauzustand
Die meisten Anbieter zeigen eine Hochglanzliste und liefern die Hälfte. Uns ist das Gegenteil lieber: Hier steht, was läuft, was gerade entsteht und was noch aussteht. Wer sieht, was fehlt, kann dem Rest glauben.
Kein Newsletter, keine Werbestrecke. Erzähl uns, was ihr braucht, und wir melden uns persönlich bei dir. Gemeinsam planen wir den Start, in eurem Tempo.
Jetzt. VARAMI öffnet sich für neue Anbieter, und wir begleiten jeden Start persönlich. Frag deinen Zugang an, dann melden wir uns bei dir und schauen gemeinsam, was ihr zuerst braucht. Wer früh mitmacht, prägt mit, was als Nächstes gebaut wird.
Das steht noch nicht fest, und wir erfinden hier keine Zahl. Was feststeht: kein Preis pro Mitglied, denn das bestraft genau die Vereine, die wachsen. Wer Zugang angefragt hat, erfährt den Preis im persönlichen Gespräch, bevor irgendetwas gilt.
Dann ist der Wechsel die eigentliche Frage, nicht der Funktionsumfang. Schreib uns, was ihr einsetzt. Bestände übernehmen wir, und wir sagen ehrlich, wenn etwas dabei ist, das wir noch nicht können.
In VARAMI entsteht die Abrechnung aus den bestätigten Teilnahmen, ohne dass jemand etwas abtippt. Jede Einheit hängt an ihrer Verordnung, das Nachweisblatt entsteht aus den Unterschriften, die bereits geleistet wurden, und der Abrechnungslauf bündelt die fertigen Verordnungen je Annahmestelle und Abrechnungsweg. Die elektronische Einreichung nach § 302 SGB V beim Abrechner ist der letzte Schritt, an dem wir noch bauen.
Ja. Die Verordnung wird fotografiert oder am Tresen gescannt, die Felder werden gelesen und als Vorschlag angezeigt, und ihr prüft nur noch. Versichertennummer, Kasse, Diagnose und Verordnungsmenge stehen dabei, ebenso Frist und Genehmigungsverzicht der jeweiligen Kasse.
Ihr erfahrt es vorher, nicht beim Abrechnen. Frist, Restmenge und Wochenfrequenz laufen an der Verordnung mit und melden sich, solange sich noch etwas ändern lässt.
Ja, eine Buchung geht auch als Gast. Wer ein Konto hat, ist in zwei Klicks durch und sieht danach seine Termine, Einheiten und Rechnungen selbst.
Sie rückt von selbst nach. Sagt jemand ab, bekommt die nächste Person auf der Liste die Nachricht, ohne dass jemand nachts eine Liste durchgeht. Wer wartet, sieht seine Position.
Ja, samt Mandatsverwaltung, Vorabankündigung, Rückläufern und einem Mahnlauf mit Stufen. Eine Stornierung erzeugt einen Gegenbeleg, keine gelöschte Zeile. Daneben gehen Kartenzahlung und PayPal.
Ja, und der Unterschied liegt nach der Buchung. Semesterplanung mit Feiertagen und Schulferien je Bundesland, Übungsleitende mit Qualifikationen und Honoraren, Auslastung je Kurs und Halle, dazu Rehasport mit Kostenträgern. Anmeldewellen laufen über Selbstbuchung mit Wartelisten, die selbst nachrücken.
Wir bauen gegen WCAG 2.2 Stufe AA und stufen uns als teilweise konform ein. Was geprüft ist und was noch fehlt, steht offen in unserer Erklärung zur Barrierefreiheit. Für Hochschulen ist das keine Nebensache, weil sie als öffentliche Stellen der BITV 2.0 unterliegen.
Die Datenbank liegt auf Servern in Deutschland, Dateien wie Scans und Unterschriften in einem Speicher in der EU. Getrennt je Anbieter, mit Zugriffsprotokoll. Wer in eurer Verwaltung arbeitet, meldet sich immer mit Passkey oder zweitem Faktor an; für Kundenkonten ist das freiwillig. Gesundheitsbezogene Daten aus Verordnungen liegen verschlüsselt.
Ja, und zwar dort, wo es im Vereinsalltag hakt. Wir bauen es Stück für Stück; was schon fertig ist, steht im Bauzustand. Das erweiterte Führungszeugnis wird nur eingesehen und vermerkt, nicht als Kopie gespeichert, und VARAMI erinnert, bevor es erneuert werden muss. An jeder Kursseite steht, wo es Hilfe von außen gibt, bei vielen dieser Stellen auch anonym. Hat der Anbieter Ansprechpersonen benannt, stehen sie mit dabei. Ein Meldeformular, auch für Kinder, ist gebaut und wird erst nach der Prüfung durch den Datenschutzbeauftragten freigeschaltet. Den Ehrenkodex per Unterschrift planen wir; bis dahin tragt ihr ihn als Nachweis ein. Das Schutzkonzept bleibt eure Sache. VARAMI hilft, es im Alltag umzusetzen, mit Prüfschema, Nachweisen und Ansprechpersonen.
Die kann bleiben, dann bindet ihr nur die Kurse ein. Oder ihr baut sie in VARAMI neu, unter eurer Domain, in euren Farben. Beides geht, keins ist Pflicht.
Ja, mehrere, und alle hängen an derselben Datenlage. VARAMI als App für Teilnehmende, VARATEAM für Übungsleitende mit Betrieb auch ohne Netz in der Halle, VARASCAN für Verordnungen und VARAONSITE als Terminal an der Hallentür. Die Teilnehmer-App gibt es für Android, die iOS-Fassung steht noch aus.
Der Sport Als Beruf Brandenburg e.V. und die VALEO Gesund GmbH. Wir betreiben selbst Rehasport. VARAMI entsteht, weil wir die Zettelwirtschaft satthatten, nicht weil wir einen Markt gesucht haben.